01 / GRUNDLAGEN
Was ist eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine Rechnung nicht schon deshalb eine E-Rechnung, weil sie per E-Mail verschickt wird. Im deutschen Umsatzsteuerrecht muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden – und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF fällt unter die „sonstige Rechnung“.
Das strukturierte Format enthält Rechnungsinformationen als maschinenlesbare Daten. Dadurch können Systeme diese Daten übernehmen und weiterverarbeiten, ohne alle Angaben erneut manuell einzugeben. Das kann Medienbrüche reduzieren – setzt aber voraus, dass Stammdaten, Rechnungsprüfung und interne Zuständigkeiten zusammenspielen.
Ein gewöhnliches PDF enthält kein für diesen Zweck strukturiertes Rechnungsdatenformat.
Format und konkrete Umsetzung müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Die Frage, ob ein bestimmtes Rechnungsdokument alle Anforderungen erfüllt, hängt von den enthaltenen Daten, dem Format und dem konkreten Sachverhalt ab.
02 / ZEITPLAN
E-Rechnung 2027: Welche Frist gilt?
Die Pflicht zur Ausstellung wird stufenweise eingeführt. Die Umsatzschwelle von 800.000 Euro bezieht sich auf den Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers. Sie verlängert die Übergangsfrist für das Ausstellen sonstiger Rechnungen – sie befreit nicht pauschal vom Empfang strukturierter E-Rechnungen.
Empfang ermöglichen
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Wie die Rechnung geprüft, zugeordnet und intern freigegeben wird, muss das Unternehmen selbst passend organisieren.
Allgemeine Übergangsfrist
Rechnungsaussteller können bei inländischen B2B-Umsätzen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Für andere elektronische Formate als E-Rechnungen, zum Beispiel PDF, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
800.000-Euro-Grenze beachten
Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist für sonstige Rechnungen bis zum Ablauf des Jahres 2027. Für Rechnungsaussteller oberhalb der Schwelle endet die allgemeine Übergangsfrist mit Ablauf des Jahres 2026.
Übergangsfristen laufen aus
Nach Ablauf der Übergangsfristen gilt für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich die Pflicht, E-Rechnungen zu verwenden. Gesetzliche Ausnahmen und besondere Fallkonstellationen bleiben zu beachten.
Das Bundesfinanzministerium erläutert Definition, Formate, Ausnahmen und Übergangsfristen in seiner FAQ (dort insbesondere Frage 11). Die FAQ ist mit Stand März 2026 ausgewiesen.
BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung ↗Dies ist eine allgemeine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die aktuelle Rechtslage und die Prüfung Ihres konkreten Sachverhalts.
03 / FORMATE & AUSTAUSCH
XRechnung, ZUGFeRD oder PDF?
XRechnung ist ein strukturiertes XML-basiertes Format, das auf den europäischen Vorgaben für elektronische Rechnungen aufbaut. Die Datei ist maschinenlesbar; für die visuelle Prüfung benötigen Mitarbeitende gegebenenfalls eine zusätzliche Darstellung.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es verbindet eine PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten. Bei einer E-Rechnung im hybriden Format sind die strukturierten Daten der führende Teil. Wenn Bild- und Datenteil voneinander abweichen, ist der strukturierte Teil maßgeblich.
Ein einfaches PDF enthält diese strukturierten Rechnungsdaten nicht. Es ist deshalb seit 2025 keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Solange eine Übergangsregelung greift, kann es – unter den jeweiligen Voraussetzungen, etwa erforderlicher Zustimmung des Empfängers – weiterhin als sonstige Rechnung zulässig sein.
Empfangen heißt mehr als ein Format öffnen
Das E-Mail-Postfach kann den technischen Empfang ermöglichen. Danach braucht es nachvollziehbare Antworten auf praktische Fragen: Wer erkennt Fehler? Wie wird eine Rechnung dem Auftrag zugeordnet? Wie erfolgen Prüfung und Freigabe? Wo wird das strukturierte Original aufbewahrt? Und wie lässt es sich später wiederfinden?
04 / ERP & ABLAUF
E-Rechnung mit SAP Business One vorbereiten
Ein ERP-System kann Teil eines digitalisierten Rechnungsprozesses sein. Die konkreten Möglichkeiten bei SAP Business One hängen jedoch von der eingesetzten Version, der Konfiguration, den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner und gegebenenfalls zusätzlichen Lösungen oder Schnittstellen ab. Deshalb sollte ein E-Rechnungsprojekt nicht mit der Formatfrage enden – und nicht mit einer pauschalen Aussage zu einer bestimmten Installation beginnen.
Starten Sie bei den tatsächlichen Belegwegen Ihres Unternehmens: Wie entstehen Ausgangsrechnungen? Über welche Kanäle kommen Eingangsrechnungen an? Welche Schritte laufen bereits in SAP Business One, und an welchen Stellen werden Daten exportiert, ergänzt oder manuell erneut erfasst? Ein Prozessbild macht Abhängigkeiten, Medienbrüche und offene Verantwortlichkeiten sichtbar.
Ausgang, Eingang, Freigaben, Korrekturen und Ausnahmen dokumentieren.
Formate, Validierung und Anforderungen wichtiger Geschäftspartner prüfen.
Version, Lokalisierung, Schnittstellen, Erweiterungen und Archivierung klären.
Belegfälle testen, Zuständigkeiten festlegen und Mitarbeitende vorbereiten.
Prüfen Sie technische, steuerliche und organisatorische Fragen gemeinsam mit den jeweils zuständigen Fachleuten. SAP Business One kann neben der E-Rechnung helfen, kaufmännische Daten und Kernprozesse in einem ERP-System zusammenzuführen – die konkrete Rechnungsintegration muss für Ihr System und Ihren Anwendungsfall bewertet werden.
SAP Business One und seine Unternehmensbereiche entdecken ↗05 / SELBSTCHECK
E-Rechnungs-Checkliste für 2027
Diese Fragen helfen, den eigenen Vorbereitungsstand zu ordnen. Sie ersetzen keine steuerliche Prüfung oder technische Detailanalyse.
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Frist geklärt: Wer stellt Rechnungen aus, und welche Übergangsregelung gilt für das Unternehmen?
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Empfang getestet: Können strukturierte E-Rechnungen angenommen und dem richtigen Vorgang zugeordnet werden?
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Ausgang geprüft: Welche Rechnungsempfänger, Belegarten und Sonderfälle sind betroffen?
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Fehlerprozess definiert: Wer klärt fehlende Pflichtangaben, Abweichungen und abgelehnte Rechnungen?
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Aufbewahrung geklärt: Bleibt der strukturierte Teil der E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form verfügbar?
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Verantwortliche benannt: Sind Finanzbuchhaltung, IT, Einkauf, Vertrieb und externe Beratung eingebunden?
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Tests eingeplant: Sind Formate, Stammdaten, Schnittstellen und Abläufe vor dem Produktivbetrieb geprüft?
06 / FAQ
Häufige Fragen zur E-Rechnung 2027
Müssen alle Unternehmen ab 2027 E-Rechnungen versenden?
Nein. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Für andere Rechnungsaussteller endet die allgemeine Übergangsfrist Ende 2026. Ab 2028 gilt nach Ablauf der Übergangsfristen grundsätzlich die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze; Ausnahmen sind zu beachten.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Ein einfaches PDF gilt seit dem 1. Januar 2025 umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung und nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes elektronisches Format, muss elektronisch übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Welche E-Rechnungsformate können Unternehmen verwenden?
Beispiele für strukturierte Formate, die die Anforderungen erfüllen können, sind XRechnung und ZUGFeRD. Im konkreten Einsatz müssen Formatversion, Pflichtangaben und die jeweils aktuellen Anforderungen geprüft werden.
Kann SAP Business One E-Rechnungen verarbeiten?
Welche Möglichkeiten verfügbar sind, hängt von Version, Konfiguration, Schnittstellen und gegebenenfalls zusätzlichen Lösungen ab. Prüfen Sie Ein- und Ausgangsprozesse Ihrer konkreten Systemumgebung gemeinsam mit Ihren zuständigen Fachleuten.
Redaktionelle Orientierung, keine Steuer-, Rechts- oder Systemberatung. Gesetze, Verwaltungsauffassungen und technische Anforderungen können sich ändern. Prüfen Sie aktuelle Quellen und lassen Sie Einzelfälle fachkundig beurteilen.