SAP Business One Lexikon

Begriffserklärungen im Zusammenhang mit SAP Business One (Lexikon)

(Sortiert nach chronologischem Auftreten bzw. nach Relevanz)

Datenbank: HANA oder SQL

SAP Business One ist lauffähig auf 2 unterschiedlichen Datenbanken: SAP HANA oder Microsoft SQL Server.
Eine HANA-Datenbank läuft nur auf recht spezieller (und meistens auch teurerer) Hardware, bietet dafür jedoch auch eine bessere Performance und etwas höheren Funktionsumfang als ein SQL Server. Ein SQL Server bietet bessere Kompatibilität zu Dritt-Programmen. Oftmals nutzt man SQL Server daher im Einstiegsbereich bzw. bei kleineren Unternehmen. HANA hingegen wird bei größeren Unternehmen genutzt.

Kontenrahmen

Falls Sie selber buchen oder Buchungsdaten mit Ihrem Steuerberater austauschen möchten, ist es wichtig, dass Sie sich zuvor auf ein gemeinsames Nummernsystem festlegen. In Deutschland werden oftmals die Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 verwendet, welche Sie noch an die persönlichen Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassen können. So hat beispielsweise das Konto für Porto im klassischen SKR03 die Nummer 4910, im klassischen SKR04 ist es 6800.

Anzahl Sachkontenstellen

Innerhalb Ihres Kontenrahmens können Sie die Anzahl der Sachkontenstellen bestimmen. Sollten Ihnen die vier üblichen Stellen nicht ausreichen, können Sie die Nummern um eine oder mehrere Stellen erweitern. Aus der Nummer 4910 könnte so beispielsweise die 491000 werden.

Anzahl Personenkontenstellen

So wie Sie die Anzahl der Sachkontenstellen auf Ihre Bedürfnisse anpassen können, kann auch die Anzahl der Personenkontenstellen (Kunden und Lieferantennummern) angepasst werden. In Deutschland nutzt man bei den Personenkonten i.d.R. eine Ziffer mehr als bei den Sachkonten. Dabei gibt die erste Ziffer an, ob es sich um einen Kunden (1-6) oder um einen Lieferanten (7-9) handelt. So weiß Ihr Steuerberater automatisch, dass es sich bei einer Buchung im vierstelligen Sachkontenrahmen an das Konto 12345 um einen Kunden handelt und bei einer Buchung an 77777 um einen Lieferanten.

Hauswährung

Die Hauswährung ist i.d.R. die Währung, in welcher der Hauptsitz des Unternehmens rechnet.

Systemwährung

Die Systemwährung ist die Währung, welche beispielsweise ein Anwender nutzt. Ist der Hauptsitz des Unternehmens in Deutschland wird man wohl als Hauswährung EURO nutzen. Gibt es eine Zweigstelle in China, könnte die Systemwährung dort Renminbi sein.

Intrastat

Unterliegen Sie der Intrastat-Meldepflicht, können Sie die Grundlagen hierfür bereits in Ihrem SAP Business One erfassen, wenn Sie diese Option aktiviert haben.

Kontinuierliche (buchhalterische) Bestandsführung

Achtung: Hierbei handelt es sich NICHT um die mengenmäßige Lagerführung, sondern um wertmäßige Finanzbuchungen. Bei aktivierter “Kontinuierlicher Bestandsführung” wird der Wareneinsatz bereits mit dem Lieferbeleg gebucht und nicht mit dem Rechnungsbeleg. Weiterhin wird für nahezu JEDE Lagerbewegung auch eine Buchung in der Finanzbuchhaltung erzeugt. Bei kleineren Unternehmen ist die “Kontinuierliche Bestandsführung” daher eher hinderlich. Die physikalische Bestandsführung ist hiervon unabhängig.

Diese Einstellung kann nach der ersten Buchung NICHT MEHR geändert werden. Kontaktieren Sie bei Unklarheiten hierzu in jedem Fall Ihren Steuerberater!!!

Nachteile der kontinuierlichen Bestandsführung

Diese Buchungsmethode entspricht NICHT der DATEV-Buchungsmethode, weshalb der DATEV-Export nur eingeschränkt nutzbar ist!!!
Mehr Buchungen

Vorteile der kontinuierlichen Bestandsführung

Automatische Ermittlung der Artikelkosten, je nach Bewertungsmethode

Fracht in Belegen

Frachtkosten können i.d.R. in allen ERP-Systemen wie ein Artikel behandelt werden. In SAP Business One können Sie – bei aktivierter Option – jedoch auch die Frachtkosten in einem separaten Bereich erfassen, um diese nach einem bestimmten Schlüssel aufzuteilen.

Journalbuchungen nach Belegzeilen aufteilen

Belegzeilen in Rechnungen können damit einzeln (nicht mehr zusammengefasst) gebucht werden. Was auf den ersten Blick der Übersichtlichkeit schaden mag, erhöht bei näherer Betrachtung die Nachvollziehbarkeit erheblich – insbesondere bei einer Datev-Übertragung.